Kanban — это метод достижения целей с помощью разделения пути на этапы. Он позволяет организовать процесс, ставить задачи, следить за их выполнением, и успевать за дедлайнами.
Метод Канбан реализуется на досках (это может быть и лист бумаги). Берёшь процесс и рисуешь на доске колонки. Колонки озаглавливаешь этапами этого процесса, к примеру: К работе, В работе, Готово. Ставишь в колонках задачи. И по мере выполнения двигаешь задачу по колонкам — то есть по стадиям выполнения. В этом и есть суть Канбана, если очень просто.
Kanban — это перевод с японского. Означает «вывеска», «табличка». И это логично, метод ведь основан на передвижении табличек по доске.
А ещё это часть Agile-методолгии и инструмент улучшения работы через визуализацию — если разложить на доске любой процесс на этапы, то легко оценить, в каких объёмах и что сделать, какая нагрузка у сотрудников и как быстро вы двигаетесь. А ещё метод предполагает активную работу над незавершёнными задачами.
История методологии Канбан
Методу Канбан почти 70 лет! Да, весьма взрослый — но всё ещё работает, и очень даже эффективно. Такой вот японский долгожитель и трудяга.
Метод придумали в Японии на заводе Toyota. Правда, тогда он ещё не назывался Канбан. Были физические доски высотой с человека, на них — колонки с этапами, в каждой колонке — карточки задачи, которые двигались от одного этапа к другому. Рабочие завода так передавали друг другу информацию: что в работе, какие детали нужны, когда, кому. Метод помог сократить время на производство одной машины и, став успешным, ушёл в люди.
В цифровой мир Канбан-доски привёл бизнесмен, писатель, популяризатор метода Дэвид Андерсон. Он приспособил Канбан к разработке ПО и усовершенствовал, добавив, например, приоритизацию задач. Тогда метод и получил имя Канбан.
Основные элементы Канбан
В системе Канбан есть несколько ключевых элементов, которые обеспечивают ее эффективность.
- Канбан-доска. Пространство, где визуализируется рабочий процесс. Это может быть пробковая, магнитная, маркерная доска, ватман — или цифровая доска. Большое пространство, которое делится на колонки. Эти колонки отражают стадии работы.
- Колонки. Те самые стадии рабочего процесса. Дело делается, мы передвигаем задачи по колонкам-стадиям. Основные стадии: К работе, В работе, На проверке, Готово и т. д.
- Канбан-карточки (стикеры). На карточках записаны задачи, исполнители, сроки, приоритеты. Когда статус задачи меняется, на физической доске стикер переклеивается в другую колонку. Если доска цифровая — карточка перетаскивается в следующую колонку (метод drag-and-drop).
- WIP (Work In Progress) лимиты. Ограничение по количеству задач, которое допустимо на каждой стадии рабочего процесса одновременно — то есть в одной колонке. Это помогает контролировать нагрузку и двигать дела к завершению. В классике Канбана это не больше шести задач. Если в одной колонке накопилось шесть карточек, туда нельзя впихивать новую.
Ценности и принципы Канбан
Чтобы метод Канбан работал и повышал эффективность, нужно соблюдать его ценности и принципы.
Начнём с ценностей Канбана:
- Сотрудничество. Не забывать, что вы одна команда
- Баланс. Реально оценивать возможности и нагрузку
- Прозрачность. Открыто обмениваться информацией
- Клиентоориентированность. Помнить, что продукт для клиента
- Лидерство. Вдохновлять соратников по команде
- Поток. Работать непрерывно (в рамках разумного)
- Согласие. Вместе идти к цели
- Уважение. Принимать всех участников команды
- Понимание. Знать основные цели проекта и команды
Если это напомнило тебе ценности Agile, то всё верно — Канбан и есть инструмент Agile. Два метода про гибкость, подвижность системы, активную работу с изменениями.
А вот четыре основных принципа Канбана:
- Использовать то, что есть сейчас
Канбан нужно применять только к существующим процессам. Тогда точно ясно, какие сделать колонки в досках, какие цели преследуются и кому поручить выполнение.
- Совершенствовать рабочие процессы
Колонки и доски помогают охватить взглядом все этапы и заметить, где случаются заторы из задач. Наверняка на заводе Toyota наглядность очень помогала вовремя подмечать нехватку деталей.
- Поощрять лидерство
Если руководитель пропустил какую-то проблему, сотрудники смогут сами её заметить и обратить внимание всей команды как раз на Канбан-досках. Команда будет проявлять инициативу, брать на себя ответственность и расти.
- Контролировать, визуализировать, актуализировать
Не создавать пробки из задач на одной доске, особенно если они одного приоритета. Не плодить кучу похожих колонок. Не забывать двигать задачи по доске. Это ведь приятно: сделал дело, карточку ооооп — и передвинул.
И ещё один экстрапринцип.
Канбан-метод — не строгая концепция. Поэтому многие взяли Канбан-доски и адаптировали их по, можно сказать, авторским методам. И у них прекрасно всё получается!
Преимущества Kanban
- Универсальность. Канбан помогает отслеживать прогресс и в крупном бизнесе, и в личной эффективности.
- Гибкое планирование. Приоритизация помогает расставить задачи по важности и не зарыться в куче дел.
- Контроль дедлайнов. Метод помогает контролировать и прогнозировать время на выполнение задач.
- Наглядность. Наверное, один из главных пунктов. Помогает видеть всё и сразу.
- Эффективность работы. Наглядно видим слабые места в работе, устраняем их, работаем эффективнее.
- Простота. Это и правда лёгкий метод управления задачами. Важно только объяснить принципы работы и придерживаться их.
Канбан-метод действительно хорош для планирования работы и других дел. На досках можно разложить почти любой процесс — от разработки сложнейшего приложения до плана ремонта дома. Но и у Канбана есть недостатки.
Недостатки Канбан
- Не подходит для больших команд. Максимум 10 человек. А лучше пять. Так метод сработает эффективнее: будет меньше путаницы и больше контроля. Отсюда вытекает второй пункт.
- В нём сложно масштабировать большие проекты. Если выросла команда и проект, Канбан может не справиться.
- Не всегда подойдёт для долгосрочного планирования. Канбан силён в достижении ближайших целей и решении срочных задач.
- Успех метода сильно зависит от самодисциплины. Если задачки не двигать по доске, то смысла никакого в Канбане не будет.
В чём отличие между Канбан и Agile, Scrum
Kanban vs Scrum
Scrum — система управления проектами, которая тоже разделяет рабочие процессы на этапы. Вот только:
- Этапы Scrum называются спринтами. После окончания каждого из них есть результат, который можно показать заказчику, отправить на тестирование, выкатить в приложение и так далее. В Канбане результаты промежуточные, они важны только команде.
- Канбан более гибкий. Ты можешь создать разное число колонок на доске и назвать их по-своему. В Scrum этапы определены: «бэклог», «бэклог спринта», «работа в процессе», «выполненная работа».
- Спринт Scrum прерывать нельзя. Это значит, ты не можешь внести изменения в этапы работы. В Канбане не так: можно поменять вообще всё и начать с начала.
- Скрам предполагает ежедневные встречи для обсуждения итогов спринтов. В Канбане такого нет.
- В Канбане процессы открыты: за работой следят все участники проекта. В скраме чёткие роли: владелец продукта, скрам-мастер и команда.
Kanban vs Agile
Agile-метод — намного более широкое понятие, чем Канбан или Scrum. Это философия, масштабный подход к работе. Главная особенность — гибкость. Команда адаптируется к новым условиям, все равны и обладают базовыми знаниями из сфер коллег. И главное отличие не в подходах, а в уровнях использования. А Канбан и Scrum — это инструменты Agile.
В выборе метода управления руководствуйся размером команды и порядком работы. Если команда небольшая, то Канбан подойдёт. Если проект большой, то лучше использовать Scrum-подход. Если есть неопределённость сроков, то Канбан подходит. А если у вас строгие дедлайны и отчётность перед заказчиком — бери Scrum.
Как внедрить систему Канбан
Внедрение Канбан происходит постепенно для всей команды на базе пилотных задач. А дальше идёт масштабирование. Тут не надо торопиться, и стоит подойти к этому «канбанно» — поэтапно.
- Составь и визуализируй список задач. Сразу можно расставить приоритеты и назначить исполнителей.
- Определите правила работы в новой системе с коллективом. Например, сколько можно брать задач в работу одновременно.
- Следи за процессом. Особенно в колонке В работе. Сколько там карточек, как часто они двигаются.
- Следи за временем, необходимым на задачи. Находи слабые моменты, старайся их исправить. Вместе с сотрудниками!
- Обсуждай проблемы и вопросы. Обязательно общайся с коллективом, узнавай, насколько удобно им работать в новой системе.
- Экспериментируй. Появились первые результаты? Попробуй изменить процесс. Слегка, не глобально. И следи, как меняется результат.
6 лучших Канбан-досок
Канбан-метод популярен, на нём строятся все современные планировщики. Поэтому программ, где можно сделать Канбан-доску, множество. Я попробовала шесть самых популярных.
WEEEK
Удобная, понятная, современная программа для управления проектами. Ты можешь собрать команду в одном интерактивном пространстве, давать задачи, следить за ходом работы, хранить данные, использовать календарь, анализировать занятость, вести сделки. Это мультифункциональный сервис для работы над проектами.
Плюсы
- Автоматизация досок — можно настроить автоматическое выполнение задач, передачу исполнителям, ставить время выполнения задачи в колонке на паузу и использовать другие настройки.
- Внутри одного проекта можно создать много досок, а в календаре и списке задач будут отображаться задачи со всех досок.
- Задачи можно описывать комплексно — прикреплять файлы, описания, оставлять комментарии.
- Уведомления по задачам, в том числе в Telegram.
- Канбан-метод — лишь один из пяти вариантов просмотра задач в WEEEK. Есть также диаграмма Ганта, список, недельный и месячный календари.
- Постоянные обновления.
Минусы
Функций и наворотов местами слишком много. Нужно привыкнуть!
Kaiten
Ещё один российский планировщик задач. И надо сказать, Канбан-доски в нём очень сильные.
Плюсы
- Колонки и подколонки, доска в доске — всё для визуализации рабочих процессов.
WIP-лимиты. - Тонкая работа с автоматизацией и настроек досок под себя: можно формировать и вести спринты, настраивать правила продвижения задач по доске и многое другое.
- Уведомления о задачах, которые застревают в колонках.
- Кастомизация рабочего пространства под процессы и под себя.
- Интеграции, экспорт досок, персональные уведомления — очень много важных мелочей.
Минусы
- Сложноватый инструмент — надо действительно уметь работать с Канбаном, чтобы полностью использовать возможности программы.
- Фоны рабочего пространства по умолчанию очень странные — но это вкусовщина.
Trello
Пожалуй, самая известная программа с Канбан-досками. Простая, удобная, лёгкая в освоении.
Плюсы
- Простота. Если тебе нужны только Канбан-доски, то Trello — лучшее решение.
- Красивый удобный интерфейс. Его легко поменять под себя.
- Множество шаблонов, плагинов и других готовых решений.
- Автоматизация досок.
- Комплексное описание задач.
- Уведомления по задачам.
Минусы
- Только одна доска на проект. Между разными досками надо переключаться.
Jira
Универсальный сервис для управления задачами. Подходит как для разработчиков, менеджеров, аналитиков, так и для других команд: юристов, бухгалтеров и аккаунт-менеджеров.
Плюсы
- Гибкость. Можно максимально настроить сервис под потребности.
- Есть аналитика, комментарии к задачам, выставление флажков (приоритетности задач) и другие полезные функции.
- Подходит для использования большими командами.
Минусы
- Только на английском языке.
- Много различных функций и дополнений, постоянные уведомления и статусы, которые могут отвлекать.
Asana
Один из сильнейших сервисов по планированию работы. Удобный интерфейс, возможность перестраивать систему под себя.
Плюсы
- Задачи и процессы можно отображать не только в Канбан-досках, но в других форматах: в диаграммах Ганта, списках, календарях.
- Есть временная шкала для отслеживания выполнения задач
- Широкие возможности по интеграции
Минусы
- Платформа работает только на английском языке.
- Нет уведомлений в месседжерах.
Notion
Это настоящий помощник, любимец множества digital-команд. Причём он полезен не только в работе, но и в обычной жизни. Notion может стать основой для блога или публичной документации, библиотекой знаний, базой для портфолио и даже базой данных.
Плюсы
- Понятный красивый интерфейс.
- Гибкая система работы с задачами. Можно все настроить под себя.
- Внутри программы теперь можно работать с функциями ChatGPT.
Минусы
- Их нет
Ответы на самые популярные вопросы про Канбан-метод
В чём помогает Канбан-подход?
Вовлечь в процесс работы коллектив, вырастить новых руководителей, научить сотрудников брать ответственность за решения. А ещё cократить время на выполнение задач, усовершенствовать процесс работы, выявить слабые стороны.
Что означает WIP в Канбан?
WIP (Work In Progress), то есть лимиты на активные задачи. То, сколько карточек может находиться в одной колонке, и объём работы, который исполнитель принял, но ещё не сделал.
Как определить WIP лимит?
В идеале его определяют сотрудники, которые реально оценивают свои способности и понимают, сколько смогут выполнить задач к сроку. Иногда лимит устанавливает руководитель, но он может ошибиться.
Какое оптимальное количество участников команды для работы с Канбан?
От пяти до десяти человек. Можно и больше, но будет сложнее работать.
Какие метрики нужно отслеживать при использовании Канбан?
- Cycle Time — время, которое задача находилась в разработке: от момента, когда ей начали заниматься, до момента, когда она прошла конечную фазу.
- WIP — количество задач, которые одновременно находятся в работе.
- Lead Time — время от появления задачи до выполнения. Включает Cycle Time и время ожидания в очереди на реализацию.
- Wasted Time — время, которое задача проводит в различных очередях, а не в работе.
- Effectiveness — процент времени, которое тратится на работу с задачей, а не на ожидания в различных очередях.
- Throughput — количество задач, которое может выполнять команда в единицу времени (день, неделя, месяц).
Какие функции должна иметь виртуальная Канбан-доска?
Создавать карточки с задачами, автоматизировать процессы, задавать параметры по работам (приоритет, сроки, исполнители, трудоёмкость), показывать стадию работы, сохранять историю изменений и обсуждений. Это базовые функции цифровой Канбан-доски.
Вместо выводов: если лень читать текст
Канбан-метод — полезный и эффективный инструмент для управления процессами и выполнения задач в небольших командах. Чтобы он заработал, надо:
- Правильно разбить работу на этапы. И поэтому внедрять его надо на уже устоявшихся, понятных процессах.
- Правильно внедрить его в команду. Объяснить правила обращения с доской и создания задач.
- Договориться о лимитах — сколько задач может находиться в колонке одновременно и сколько задач может брать на себя один сотрудник.
- Работать на Канбане отделом или командой в 5–10 человек.
А так Канбан — невероятно гибкий инструмент. Можешь внедрить его в работе над серьёзными бизнес-проектами, а можешь планировать на досках ремонт дома или обучение.
Источник: статья на WEEEK — Что такое Канбан: простыми словами о системе, методе и принципах
