Немного терминов
Асинхронное общение — обмен сообщениями без ожидания моментального ответа. Оно может проходить в электронной почте, чатах поддержки, таск-менеджерах или общих рабочих документах.
Антипод такого общения — синхронное общение, основанное на живом взаимодействии. Оно проходит в офисах и коворкингах, где люди общаются офлайн по работе и не только. А для удалённых команд синхронное общение — это телефонные и видеозвонки.
Разницу между этими типами общения покажем в таблице:
Плюсы и минусы
Как у всего на свете, у асинхронного общения есть свои плюсы и минусы.
Выше продуктивность
Постоянные отвлечения на звонки, смол-токи и вопросы «на пять секунд», которые затягиваются на полдня, — всё это сбивает рабочий настрой. Асинхронное общение минимизирует отвлекающие факторы, поэтому становится проще держать фокус на задачах и оставаться продуктивным.
Ниже стресс
То, что живое общение может вызывать страх, подтверждается как отечественной статистикой, так и зарубежными данными. Асинхронное же снижает уровень тревоги, поскольку человеку не приходится выходить из своей зоны комфорта. А ещё не нужно стоять в пробках утром и ругаться с коллегами из-за сквозняка в офисе.
Соблюдение work-life баланса
Когда можешь сам выбрать время ответа, получается лучше контролировать свой день. Сотруднику не придётся отвечать на звонки в переполненном автобусе, консультировать коллегу за обедам или оставаться допоздна, чтобы выслушать клиента. То есть нет перегрузок и сохраняется баланс работы и отдыха.
То, как сотрудники выполняют задачи, меньше зависит от доступности их коллег, что помогает оставаться гибким.
Выше прозрачность
Договорённости, которые зафиксировали в переписке или записали на созвоне, помогают избегать ситуаций в стиле: «Я этого не говорил».
Письменная форма общения автоматически документирует информацию, в итоге проще делиться и ссылаться на эти разговоры. Вместо выяснения причин и виноватых коллеги могут найти обсуждение этого вопроса в чате или таск-менеджере.
Выше качество общения
Когда есть время на обдумывание ответа или идеи, вероятность ошибиться снижается, а ответы и выводы более развёрнутые и понятные. Это снижает недопонимание между людьми, а ещё повышает качество принятых решений — когда никто не отвлекает, риск ошибиться снижается.
А минусы асинхронного общения такие:
Команда менее сплочённая
Офисные ритуалы в виде совместных обедов и обсуждений в курилке сближают команду. Плюс тимбилдинги, награждения и корпоративы помогают создать дружескую атмосферу. Сплочённые команды более мотивированы и устойчивы к кризисам.
У удалённых команд таких плюшек гораздо меньше. Они не обедают вместе и не проводят время вне работы, поэтому им труднее добиться сплочённости.
Частично решить эту проблему помогут совместные созвоны команды и созвоны с руководством в формате 1:1, а также корпоративы.
Нужно больше времени на решения вопросов
Добиться моментального ответа сложнее, если человек по ту сторону чата находится на 9 часов впереди и уже спит.
В офисе куча возможностей получить информацию, люди есть повсюду — за соседним рабочим местом, в кабинете начальника или у кулера. А при асинхронном общении можно потратить целый день на то, можно было выяснить за 15 минут на личной встрече — например, когда редактор ждёт ответа от маркетолога по поводу тем для контента.
Решить эту проблему помогут чёткие ожидания относительно времени реагирования и приоритизация задач на основе срочности и важности.
Одиночество в сети
Обычно мы не задумываемся о том, как часто взаимодействуем с людьми — просим нажать кнопку в лифте или придержать дверь, здороваемся с охранником. И это только по пути на работу, а в офисе общение часто идёт нон-стоп.
На удалёнке социальные контакты сокращаются, синхронного общения становится меньше. Если это вызывает у человека чувство одиночества, его самочувствие может ухудшиться.
Но это происходит не всегда. Опрос Cisco резюмирует: у 83% сотрудников способность общаться и сотрудничать с коллегами на удалёнке такая же или лучше, чем при работе на месте. Важно учитывать и тип личности: интровертам личные встречи нужны меньше, чем экстравертам. А согласно этому опросу, человеку и вовсе достаточно общения раз в месяц.
И всё же живое общение помогает создать в голове образ человека и его манеру общения, прокачивает навык невербалики. А ещё снижает риск развития деменции.
Чтобы компенсировать недостаток реального общения с коллегами, можно встроить смол-толки в асинхронное общение: интересоваться у коллег делами, последним просмотренным фильмом или погодой — до или после обсуждения рабочих вопросов. Это поможет стереть виртуальную обезличенность и улучшить качество общения. В идеале собираться лично — например, на корпоративах.
Ещё важно социализировать жизнь вне работы: найти хобби, почаще общаться с друзьями и родственниками и проводить время вне дома.
Низкая вовлечённость
Преподаватели Михаил Манокин и Евгения Шенкман выяснили, что ощущение себя частью коллектива и связь между преподавателем и студентами — важные факторы мотивации к обучению. В асинхронном формате обучения уровень вовлечённости низок, поэтому онлайн-курсы до конца проходят лишь 5–15% всех слушателей.
То же самое и с работой — чтобы сохранять вовлечённость сотрудника в асинхронном режиме, нужна высокая самоорганизация и дисциплина. Не у всех она есть, поэтому сотрудники чаще пропускают сроки и увольняются.
Смягчить эту проблему поможет открытое общение в чатах и созвонах, своевременная обратная связь и признание достижений сотрудников.
Как внедрить асинхронную коммуникацию в команду: показываем на примерах
Шаг 1. Выяснить, подходит ли асинхронное общение команде
Ответить на вопросы:
- Команда самоорганизована? Могут ли они находить решение сами, не дожидаясь помощи со стороны?
- Команда дисциплинирована? Они смогут следить за своими дедлайнами? Своевременно выходят на связь или до них трудно достучаться?
- Задачи команды требуют срочности и быстрых ответов, как в колл-центрах? Насколько работа каждого члена команды зависит от работы других?
Шаг 2. Выбрать инструменты для работы
Инструменты помогут обеспечить прозрачность процессов.
Фиксировать при асинхронном общении нужно всё: документы, задачи, роли, дедлайны, роудмап и миссию компании. Это помогает сотрудникам лучше понимать свои обязанности и культивирует ответственность и открытость в команде.
Примеры инструментов:
Шаг 3. Определить зоны ответственности
Это важно для асинхронных команд. Определить, кто за что отвечает, помогут матрицы RACI и DACI.
Шаг 4. Быть в контакте с командой
В удалённых командах очень важно поддерживать командный дух и поощрять открытое общение — так же, как если бы все работали в офисе. Для этого лидеры команд должны быть эмпатичными людьми и легко поддерживать эти контакты, помогать подчинённым развиваться.
Вот, что поможет в этом:
- Слушать и вникать в проблемы команды
- Поощрять открытые диалоги
- Своевременно и регулярно давать фидбек
Шаг 5. Постоянно учиться
Важно уделять внимание процессам распространения знаний в команде и циклам обратной связи.
Как это сделать:
- Хранить в базе знаний статьи, заметки, ссылки на курсы. И открыть доступ всей команде, чтобы каждый мог зайти и найти нужную информацию
- Проводить встречи в формате One to One и ретроспективы. Это не только сохраняет человеческий контакт, но ещё и учит обмениваться опытом, обсуждать успехи и ошибки
Советы и ошибки в асинхронности команды
Ошибка: отсутствие гибкости
Это когда выбирают только синхронное или асинхронное общение без учёта особенностей команды или проектов.
Например, управляющий магазином одежды переводит консультантов торгового зала на удалёнку в целях экономии. Общение с клиентами переходит в чаты. Как итог: часть клиентской базы ушла, устав ждать ответа на свой вопрос, а продажи упали, потому что покупатели хотят видеть товар вживую.
Совет: использовать гибридный подход
Если команда или её задачи не подходят для полностью асинхронного общения, то можно внедрить его частично.
Например, техподдержку оставить на горячей линии с клиентами, поскольку там ценится скорость ответа, а дизайнеров перевести на асинхрон. Тогда работа не встанет, а продуктивность повысится.
Ошибка: свести общение к минимуму
Кажется, будто сам асинхронный подход предполагает, что общения станет меньше. Но это только кажется — если общения не хватает, команда становится отстранённой, каждый замыкается в себе, снижается вовлечённость и мотивация, растёт текучка кадров.
Совет: общаться больше
Флуд в терапевтических дозах полезен для здоровья. Поэтому когда рабочие вопросы закрыты, общение на разные темы и немного шуток помогут создать дружелюбную атмосферу, получше узнать друг друга и сохранять коллективизм.
Вполне синхронные главные мысли
- Асинхронное общение — это общение, которое не предполагает мгновенный обмен сообщениями, в отличие от синхронного — то есть живого общения
- Плюсы асинхронного общения: высокая продуктивность, снижение стресса, соблюдение баланса жизнь-работа, прозрачность и качественное общение
- Минусы: долгое ожидание, отсутствие сплочённости команды, низкая вовлечённость и одиночество в сети
- Внедрить асинхронное общение помогут инструменты в виде таск-менеджера и чатов, распределение зон ответственности, поддержка команды и постоянное обучение
- При переводе на асинхронное общение важно учитывать специфику команды и проектов и слушать свою команду
Источник: статья на WEEEK — Асинхронная коммуникация для удалённых команд
